Confluence で会議を効率よく実施するには

2013-04-12 (Fri)  •  By 伊藤  •  活用のヒント  •  Confluence 翻訳

会議に参加して、時間の無駄 だったなぁと感じたことはどのぐらいありますか?  実際にその時間を仕事に費やした方が良いと分かっているので、’会議恐怖症’ になったことはありませんか?

事実として、日中に参加する会議のほとんどは何も達成しません。議題のない会議、無関係な内容であふれた会議、後で実施可能な成果物のない会議などは職場でよくありがちです。皆さんのチームは知らず知らずのうちに 無鉄砲会議障害 (RMD) や古典的な症状である 協同作業不全 (CD) に陥っている可能性があります。

Confluence で会議を効率よく実施するための 4 つの手順

先月、私たちは Confluence ブループリント を導入しました。これはよくある業務上の問題に対する既成のベスト プラクティスです。効率のよい会議を実施しようと奮闘しているチームのために、会議メモ ブループリントを提供しました。チームが行う以下の作業を支援します。

• 会議の議題をチームと共有およびクラウドソースする
• 全員が閲覧可能な 1 つの場所に会議メモを掲載する
• 参加者が後で作業するためのタスクを作成して割り当てる

会議メモ ブループリントを動画で確認 :

チームが会議を準備して開催するときに、会議メモ ブループリントがどのように役立つかを 4 点ご紹介します。

1. 議題のクラウドソーシング

良質な会議とは、各参加者が準備万端の状態で臨む会議です。まずは、先立って明確に定義された議題を共有することから始まります。@メンション を使用することで、議題作成にかかわる全員に共通の認識を持ってもらうことができます。

@メンションは Confluence のアプリ内通知センター、ワークボックス を通じてページの参加者に自動的に通知を送るので、メールを送信して知らせる必要はありません。面倒な部分は Confluence が代わりにやってくれます。

2. 会議メモを一箇所で記録

会議中になされた決定や話し合いの内容を記録することは重要です。これにより参加者は会議の内容を覚えることができ、参加できなかった他の関係者に情報を伝えることができます。話し合いの内容を全員が閲覧できるようにすることで、会議後にチームが情報を共有できます。

3. フォローアップ アクション アイテムの割り当て

効率的な会議とは、会議後の作業の出発点となるような会議です。アクション アイテムが欠けているために失敗に終わる会議があまりにも多いのです。Confluence タスク は会議後のアクティビティの弾みをつけるのに最適です。会議の参加者はすべき作業やそれを誰が行うべきかを確認しやすく、タスクが完了すると各参加者に自動的に通知が送られます。

4. 会議メモを一箇所に集約

会議メモ ブループリントを使用すると Confluence は自動的に会議メモを一箇所にまとめる (スペース サイドバーからアクセス可能) ので、チームメイトは後ですばやくそれを見つけることができます。メールの受信箱や共有ネットワーク ドライブの検索に無駄な時間を費やしていた日々はもう終わりです。

これ以上無駄な会議を増やさない

チームが会議を準備および開催する方法を根本的に変えるために Confluence を使ってみましょう。これ以上無駄な会議を増やしませんよう。

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